Aplikasi kasir mencatat penjualan, stok ada di spreadsheet, sementara booking tersimpan di kalender staf. Ketika catatan berbeda, membeli aplikasi baru terlihat seperti jawaban yang mudah. Sebelum memilih aplikasi custom atau SaaS, cari sumber masalahnya. Apakah ada fungsi yang belum tersedia, data yang tidak terhubung, atau cara kerja yang belum disepakati? Jawaban tersebut membantu Anda memilih langkah yang sesuai.
SaaS adalah perangkat lunak yang disediakan sebagai layanan, biasanya melalui langganan. Aplikasi custom dibuat berdasarkan kebutuhan yang disepakati. Kedua istilah itu belum menjelaskan kecocokannya dengan bisnis Anda. Aplikasi langganan bisa menangani aturan penting, sementara aplikasi custom tetap bisa melewatkan kebutuhan. Bandingkan keduanya lewat pekerjaan yang harus selesai, bukan panjang daftar fitur dalam penawaran jasa pembuatan aplikasi.
Pilih contoh yang menunjukkan kecocokan aplikasi
Siapkan beberapa contoh pekerjaan harian. Masukkan transaksi biasa serta kondisi khusus yang sering membuat staf meminta bantuan. Gunakan data contoh tanpa informasi pelanggan asli. Minta penyedia aplikasi atau mitra pengembang menunjukkan cara menyelesaikan setiap contoh, termasuk bagian yang masih dikerjakan manual. Presentasi tampilan akan lebih berguna jika menjawab pertanyaan yang memang muncul dalam kegiatan usaha Anda.
- Pelanggan mengembalikan satu barang dari pembelian yang berisi beberapa barang.
- Dua saluran penjualan memesan barang terakhir pada waktu berdekatan.
- Jadwal booking berubah setelah uang muka dicatat.
- Staf perlu memperbaiki kesalahan tanpa menghilangkan catatan tindakan sebelumnya.
Uji aplikasi langganan sebelum menolaknya
Jika aturan penjualan dan reservasi Anda cukup umum, aplikasi siap pakai layak dicoba dengan sungguh-sungguh. Periksa pengaturannya sebelum menyimpulkan bahwa setiap kekurangan harus dibuat dari awal. Masalah persetujuan mungkin bisa diselesaikan melalui pengaturan hak akses. Tanyakan fitur yang termasuk dalam paket, fitur yang membutuhkan paket lain, dan kesesuaian dengan perangkat yang sudah digunakan tim Anda saat ini.
Libatkan orang yang akan memakainya. Amati kasir saat memproses retur dan admin saat memindahkan jadwal pelanggan. Catat perpindahan tugas, pengetikan ulang, dan pertanyaan yang masih harus dijawab pemilik usaha. Coba juga mengekspor catatan ke format yang bisa dipakai. Bisa melihat laporan belum tentu berarti Anda bisa memindahkan riwayat bisnis dengan mudah ketika nanti ingin berganti layanan.
Pertimbangkan menghubungkan alat yang sudah ada
Terkadang aplikasi kasir sudah bekerja dengan baik. Bagian yang belum tersedia hanyalah hubungan dengan stok atau laporan. Mengganti semuanya akan membuat staf mempelajari ulang pekerjaan yang sebenarnya sudah lancar. Integrasi bisa menjadi proyek yang lebih terbatas, jika penyedia membuka akses yang dibutuhkan. Tanyakan koneksi yang didukung, data yang tersedia, batas penggunaan, serta pihak yang merawat hubungan antarsistem tersebut.
Tentukan sistem yang menjadi rujukan untuk setiap data. Aplikasi penjualan bisa menjadi rujukan status pembayaran, sedangkan sistem stok menjadi rujukan jumlah tersedia. Sepakati cara mengirim koreksi dan tindakan saat koneksi berhenti. Kegagalan perlu terlihat oleh penanggung jawab yang jelas. Menyalin data diam-diam tanpa cara mencocokkan perbedaan justru bisa menambah pekerjaan pemeriksaan bagi pemilik usaha setiap akhir hari.
Buat custom untuk kebutuhan yang jelas
Aplikasi stok custom atau aplikasi booking custom patut dibahas ketika aturan wajib tidak bisa ditangani dengan baik lewat pengaturan maupun koneksi yang didukung. Sebagai contoh, satu booking mungkin membutuhkan ruangan, staf, dan alat pada waktu yang sama. Ini contoh untuk pembahasan, bukan cerita klien. Jelaskan aturan bentroknya sebelum menilai apakah aplikasi yang sudah tersedia dapat menangani kebutuhan tersebut.
Pisahkan kebutuhan usaha dari kebiasaan yang sudah nyaman. Persetujuan khusus mungkin melindungi margin, sedangkan permintaan posisi tombol bisa berasal dari kebiasaan memakai spreadsheet lama. Keduanya boleh dibahas, tetapi dampaknya berbeda. Tanyakan pengaruhnya terhadap pendapatan, waktu, atau risiko jika bisnis menyesuaikan cara kerja. Perubahan proses yang masuk akal kadang lebih sederhana daripada menambah fitur yang harus dirawat terus-menerus.
Batasi cakupan ERP sederhana
Pencarian ERP sederhana untuk UMKM dapat berujung pada daftar modul yang panjang. Mulailah dari satu rangkaian kerja, misalnya penerimaan pembelian, ketersediaan stok, penjualan, dan retur. Jelaskan catatan serta persetujuan pada setiap tahap. Jangan langsung menambah penggajian, akuntansi, dan pengelolaan pelanggan hanya karena semuanya ditawarkan. Sistem informasi bisnis membutuhkan pembagian tanggung jawab yang jelas sebelum membutuhkan menu yang semakin banyak.
Bandingkan pekerjaan pengelolaan selain tagihan
Gunakan periode perencanaan yang sama untuk setiap pilihan. Catat langganan, pengaturan awal, pemindahan data, integrasi, pelatihan, dukungan, dan pekerjaan admin internal. Untuk aplikasi custom, masukkan perawatan serta waktu menyetujui perubahan. Untuk SaaS, periksa batas paket dan ketentuan berhenti. Tidak ada pilihan yang otomatis lebih murah dalam jangka panjang; hasilnya bergantung pada kebutuhan dan pihak yang menjalankan aplikasi tersebut.
Tanyakan siapa yang menguasai akun, bagaimana data diekspor, dan bantuan yang tersedia saat pindah. Simpan jawabannya dalam kesepakatan tertulis. Akses kode sumber, akses data bisnis, dan hak memakai layanan pihak lain adalah urusan yang berbeda. Jangan menganggap proyek custom otomatis memberikan semuanya. Pastikan juga ada staf internal yang memahami catatan penting agar urusan harian tidak sepenuhnya bergantung pada satu penyedia.
Putuskan setelah membandingkan alur yang berjalan
Pilih opsi yang menyelesaikan contoh penting dengan biaya dan beban kerja yang dapat diterima. Tulis kekurangan yang tersisa, penanggung jawabnya, serta kondisi yang membuat pilihan perlu ditinjau ulang. Uji coba sebaiknya berakhir dengan keputusan untuk satu alur yang jelas. Pertahankan cara kerja lama sampai data dan tanggung jawab staf sudah diperiksa, lalu hindari pencatatan ganda yang berjalan tanpa batas.
Bawa contoh pekerjaan Anda saat membahas layanan pengembangan aplikasi dan integrasi. Pembahasannya bisa mengarah pada pengaturan aplikasi, koneksi antarsistem, atau pembangunan dengan cakupan terbatas. Bicarakan dengan Loomora kebutuhan operasional yang ingin Anda selesaikan.