Digitalisasi UMKM tidak harus dimulai dengan membuat aplikasi. Mulailah dari bagian bisnis yang sekarang sulit dipantau. Pelanggan mungkin kesulitan menemukan informasi terbaru. Staf mungkin mencatat pesanan di tempat berbeda. Anda mungkin harus bertanya ke beberapa orang hanya untuk mengetahui pekerjaan yang masih menunggu. Masalah seperti ini bisa menjadi titik awal yang lebih jelas.
Bagi pemilik usaha, hasil yang berguna adalah pekerjaan harian yang lebih tertata. Alat layak dipakai jika tim memahami penggunaannya dan informasinya membantu mengambil tindakan. Anggap langkah UMKM go digital sebagai rangkaian keputusan tentang pelanggan, pencatatan, dan tanggung jawab. Membeli aplikasi hanyalah salah satu pilihan, bukan tujuan yang harus didahulukan dalam setiap usaha.
Mulai dari masalah bisnis yang spesifik
Tulis apa yang terjadi sekarang dengan bahasa biasa. Misalnya, pertanyaan masuk lewat chat, staf memeriksa ketersediaan di tempat lain, lalu jawaban menunggu kabar orang lain. Temukan bagian yang membuat pekerjaan tertunda atau membingungkan. Tanyakan kepada staf informasi yang dibutuhkan, pekerjaan yang berulang, dan catatan yang sulit ditemukan saat mereka melayani pelanggan.
Pilih masalah awal dengan penanggung jawab dan hasil yang bisa diperiksa. Hindari sasaran terlalu luas seperti membuat semua kegiatan menjadi digital. Anda perlu menjelaskan pekerjaan apa yang akan lebih mudah dan siapa yang terbantu. Simpan masalah lain dalam daftar terpisah agar perubahan pertama punya batas yang dipahami tim dan tidak melebar sebelum hasilnya terlihat.
Rapikan informasi yang dilihat pelanggan
Tinjau informasi yang ditemukan pelanggan sebelum menghubungi Anda. Layanan, detail produk, informasi operasional, dan cara mengirim pertanyaan harus sesuai di kanal yang dipakai. Tentukan tempat menyimpan versi terbaru dan orang yang memperbaruinya. Halaman yang menarik kurang berguna jika staf yang membalas chat memegang informasi berbeda dari pelanggan yang sedang membaca website.
Website perusahaan dapat menjadi tempat untuk menjelaskan penawaran Anda. Profil media sosial dan bahan desain yang bisa dipakai ulang dapat mendukungnya, tetapi setiap kanal perlu punya tujuan. Beri pelanggan langkah berikutnya yang jelas, misalnya mengirim pertanyaan beserta detail yang dibutuhkan tim. Jangan menambah kanal sebelum ada orang yang bisa menjaga informasi dan menangani pesan masuknya.
Buat catatan kerja yang bisa dipakai bersama
Sebelum membuat aplikasi, sepakati isi setiap catatan. Pesanan mungkin membutuhkan nomor acuan, kontak, status, penanggung jawab, dan riwayat pembaruan. Gunakan istilah yang dipahami tim. Tentukan catatan acuan ketika informasi berbeda. Spreadsheet bersama atau alat bisnis yang sudah tersedia bisa cukup selama proses masih dirapikan dan kebutuhan belum menuntut sistem yang lebih khusus.
Pindahkan informasi lama dengan hati-hati. Periksa data ganda, bagian kosong, dan catatan kedaluwarsa sebelum memasukkannya. Simpan catatan asli untuk pemeriksaan dengan aturan penyimpanan yang disepakati. Berikan akses sesuai peran, bukan memakai satu akun bersama. Pastikan ada orang yang memahami pencadangan data serta langkah pemulihan jika catatan tidak bisa dibuka atau ada perubahan yang salah.
Pilih alat yang mengikuti proses kerja
Coba satu pekerjaan biasa sebelum memilih alat. Minta staf memasukkan catatan, mencarinya lagi, mengubah status, dan menangani kasus khusus. Periksa lewat perangkat yang benar-benar dipakai. Daftar fitur panjang kalah berguna dari alur yang bisa diselesaikan tim tanpa terus bertanya kepada orang lain. Catat bagian yang membingungkan sebelum menyimpulkan alat tersebut cocok atau perlu diganti.
Bandingkan layanan yang sudah tersedia, alat yang bisa disesuaikan, dan pengembangan custom berdasarkan kebutuhan yang sama. Hitung langganan, penyiapan, ekspor data, dukungan, dan waktu belajar tim. Jika alat standar sudah sesuai, aplikasi custom mungkin belum diperlukan. Jika aturan penting tidak bisa ditangani, jelaskan kekurangannya dulu agar pembahasan pengembangan punya dasar yang konkret.
Terapkan perubahan dalam cakupan terbatas
- Pilih alur kerja dan tentukan penanggung jawabnya.
- Sepakati informasi wajib dan arti setiap status.
- Siapkan catatan serta hak akses.
- Latih staf dengan kondisi biasa dan kasus khusus.
- Tinjau hasil sebelum memperluas penggunaan.
Saat beralih, jelaskan tempat staf harus mencatat pekerjaan baru. Beberapa catatan yang saling bersaing bisa menyulitkan pencocokan. Jika pencatatan ganda sementara diperlukan, tentukan siapa yang membandingkan dan kapan dihentikan. Sediakan tempat untuk melaporkan langkah yang membingungkan serta orang yang boleh menyetujui perubahan proses. Dengan begitu, staf tidak perlu membuat aturan sendiri ketika menemukan masalah.
Gunakan catatan untuk memilih langkah berikutnya
Periksa apakah informasi lebih mudah dicari, serah terima tugas lebih jelas, dan pekerjaan punya penanggung jawab. Lihat catatan nyata serta masukan staf. Jika aturan masih membingungkan, bereskan sebelum menambah otomasi. Dashboard baru berguna ketika data dasarnya bisa dipercaya dan ada orang yang memahami keputusan apa yang ingin dibantu oleh laporan tersebut.
Jaga penyiapan tetap mudah dipahami agar dapat dirawat orang lain. Bisnis Anda perlu memegang akun, akses, dan file yang disepakati, dengan serah terima dari mitra luar yang jelas. Lihat layanan Loomora untuk langkah yang mungkin sesuai. Bicarakan dengan Loomora proses pertama yang ingin Anda rapikan.